Algemene voorwaarden Stichting Dansberaad Overijssel (SDO) SDO is een vrijwilligersorganisatie die zich inzet voor activiteiten op het gebied van volksmuziek en -dans. SDO organiseert traditioneel in het weekend na Pinksteren het Volksdanskampeerweekend Ommen waarbij onderstaande algemene voorwaarden van toepassing zijn. Doel van deze voorwaarden is vooral een kader te bepalen voor een goed verloop van het weekend en heldere afspraken tussen de organisatie en de deelnemers.
Artikel 1: Inschrijving
Inschrijfformulieren sturen we toe op aanvraag, of automatisch wanneer je eerder hebt deelgenomen. Om je aan te melden stuur je het formulier ingevuld naar het secretariaat van SDO. Op het formulier vermeld je met hoeveel personen je wilt deelnemen.
Artikel 2: Deelname
Na ontvangst van het inschrijfformulier bevestigt SDO de deelname aan het weekend. Voorwaarde voor deelname is dat binnen 14 dagen na de datum van de bevestiging van de deelname, het verschuldigde bedrag is gestort op het rekeningnummer van SDO. Aanmeldingen worden afgehandeld in volgorde van binnenkomst. SDO gaat hierbij uit van een maximum van circa 130 deelnemers. Wanneer het maximum aantal deelnemers is overschreden ontvang je van ons bericht dat je bent geplaatst op de reservelijst. Bij afmelding van één van de deelnemers nemen we op volgorde van aanmelding contact op met mensen van de reservelijst. SDO heeft het recht om een deelnemer te weigeren wanneer daar duidelijke redenen voor zijn en kan het maximum aantal deelnemers en de wijze van afhandeling aanpassen.
Artikel 3: Programma, regenprogramma
Het programma bestaat voor een belangrijk deel uit workshops die in de open lucht plaats vinden. Dit kan alleen bij redelijk weer. Bij slecht weer treedt een regenprogramma in werking, de workshops worden dan naar binnen verplaatst. De beschikbare ruimte is dan beperkt. Er is maar één zaal beschikbaar die een workshop kan huisvesten. Onvermijdelijk gevolg is dat het programma bij regen wordt ingekrompen. SDO bepaalt wanneer het regenprogramma in werking treedt. SDO maakt tijdig afspraken met de docenten die in het programma worden aangekondigd. Wanneer een van de docenten onverhoopt is verhinderd, zoekt SDO in overleg met de docent een geschikte vervanger. SDO heeft, wanneer zich onverhoopt wijzigingen voordoen, het recht om het programma aan te passen.
Artikel 4: Prijs
Op het inschrijfformulier zijn de voor dat jaar geldende prijzen vermeld. In deze prijzen is de vergoeding voor het kamperen en de toeristenbelasting inbegrepen. Het weekend vindt plaats op groepskampeerterreinen, waarbij veelal zelf een plekje wordt gekozen, onafhankelijk van de bestaande plaatsen. Deelnemers kunnen geen recht op een van de aangegeven kampeerplaatsen doen gelden. De prijs geldt onafhankelijk van de vraag of het normale programma of een (gedeeltelijk) regenprogramma wordt aangeboden.
Artikel 5: Annulering door de deelnemer
Indien een deelnemer is verhinderd en deelname is bevestigd, kan die zich door iemand anders laten vervangen. Bij verhindering kan de deelnemer ook vragen om het bedrag dat in rekening is gebracht, te retourneren. Voorwaarde is, dat het bericht van verhindering uiterlijk 5 werkdagen voor aanvang van het dansweekend, schriftelijk of per mail bij het secretariaat van SDO is gemeld.
Artikel 6: Annulering door SDO SDO heeft het recht de overeenkomst op te zeggen of te wijzigen wanneer dit door extreme omstandigheden noodzakelijk is. Wanneer zich dit voordoet zal SDO hier de deelnemers zo snel mogelijk over berichten. Wanneer het weekend niet doorgaat ontvangen de deelnemers het betaalde zo snel mogelijk retour.
Artikel 7: Aansprakelijkheid
In het verleden is er gelukkig geen sprake geweest van ernstige schade of ongelukken. Voor SDO is veiligheid een belangrijk aandachtspunt, het is een vereiste voor een onbezorgd dansweekend. Bij het borgen van de randvoorwaarden is SDO mede afhankelijk van de camping en het restaurant, maar ook een goed samenspel tussen deelnemers en organisatie is een belangrijke voorwaarde voor een veilige situatie:
7.1 Bij de receptie van de camping is een AED apparaat beschikbaar. SDO zorgt voor EHBO faciliteiten op het buitenterrein en in de zaal.
7.2 We dansen op gras, voor de kwaliteit van het terrein zijn we afhankelijk van de camping, waarbij alleen noodreparaties haalbaar zijn. Voor de aanvang van het weekend wordt een dansruimte uitgezet op het deel van de groepsvelden dat het meest geschikt lijkt. Deze ruimtes moeten vrij blijven. Hier kunnen geen kampeermiddelen worden geplaatst. Het is ook niet toegestaan om met voertuigen over de dansruimte te rijden omdat sporen nog dagenlang problemen opleveren. Bij het inrichten van de kampeerplekken vragen we aandacht voor de plaats van scheerlijnen, stoelen, tassen etc.
7.3 SDO informeert de docenten dat de workshops buiten, op gras, plaats vinden en verzoekt hen hiermee rekening te houden bij de opzet van de workshop.
7.4 Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun uitrusting (denk bijvoorbeeld aan goede schoenen, bescherming tegen zon, voldoende water). Deelnemers dienen voor zij aan de workshops deelnemen te bepalen of zij conditioneel en qua geoefendheid, in staat zijn om deel te nemen.
7.5 Je neemt deel op eigen risico. SDO is niet aansprakelijk voor schade die de deelnemer lijdt als gevolg van deelname. Ook is SDO niet aansprakelijk voor schade als gevolg van verlies, diefstal of schade aan eigendommen.
Artikel 8: Portretrecht
Van de workshops maakt SDO opnames, met name als materiaal voor les-doeleinden. Daarnaast maakt SDO incidenteel foto’s die worden geplaatst op de site of ter beschikking worden gesteld van derden met name voor PR doeleinden. Als deelnemer verleen je toestemming aan SDO voor openbaarmaking van tijdens het weekend gemaakt beeldmateriaal waarop je als deelnemer zichtbaar bent.
Artikel 9: Privacy
SDO vraagt bij deelname persoonsgegevens: adressen, telefoonnummers en emailgegevens. Deze informatie is noodzakelijk voor de registratie van deelnemers en de afwikkeling van de betalingen. SDO gebruikt deze informatie alleen voor dit doel en voor het informeren van deelnemers over toekomstige weekends. Informatie wordt niet verstrekt aan derden.